از سنجه تا شاخص کلیدی عملکرد
یکی از مفاهیم مهمی که در حوزه فرایندی و همینطور تحلیل داده کاربرد دارد و درک آن مهم است، موضوع شاخص کلیدی عملکرد یا Key Performance Indicator هست. در این پُست به زبان ساده به این مهم میپردازیم:
برای توضیح این مطلب به زبان ساده، بخشهای مختلف این عبارت رو با هم بررسی میکنیم تا به کُنه مطلب پی ببریم:
خب اول از شاخص (Indicator) شروع میکنیم که گاها از اون تحت عنوان سنجه (Measure یا Metric) هم یاد میشه و مرز مشخصی بین اونها در این حوزه نیست! سنجه در واقع هرچیزی هست که قابل اندازهگیری باشه. در نرمافزارهای تحلیل داده نظیر Power BI یا Excel Power Query که براساس پایههای علمی این حوزه توسعه یافتهاند نیز از عبارت سنجه یا Measure برای انجام محاسبات استفاده میشود.
به عنوان نمونه تعداد نیروی انسانی مشغول به کار در سال 2020 یک شرکت میتواند به عنوان یک Measure، سنجه، شاخص یا Indicator قابل شناسایی و محاسبه باشد.
حال فرض کنید به سنجه مورد نظر یک بیانیه الصاق شود که مشخص کننده عملکرد آن سنجه باشد؛ در این صورت سنجه مورد نظر تحت عنوان Performance Indicator خواهد شد. به عبارت دیگر در نظرگیری بیانیه به سنجه مورد نظر باعث میشود تا تشخیص دهیم تا سنجه محاسبه شده دارای عملکرد مناسبی بوده است یا خیر؟!
به عنوان نمونه فرض کنید تعداد نیروی انسانی مشغول به کار در سال 2020 یک شرکت که یک سنجه است در کنار آن بیانیهای باشد که تعیین نماید که اگر تعداد نیروی انسانی کمتر از 200 نفر، وضعیت ظرفیت کاری سازمان بحرانی و در غیر این صورت در حالت متعادل است. با این توضیحات شما در واقع یک Perofrmance Indicator تنظیم کردهاید که به سازمان شما ارزش افزوده ایجاد کرده و برای مدیریت ارشد سازمان تصمیمسازی مینماید.
در مرحله آخر، توضیح در خصوص کلیدی بودن شاخص عملکرد است. برای مدیریت، پایش و کنترل هر فرایند میتوان از یک یا چند شاخص عملکرد استفاده نمود اما لزوما همه آنها کلیدی نخواهند بود! به عنوان نمونه، در مثال بالا اگر تعداد پرسنل سازمان خارج از محدوده عملکردی تعیین شده باشند؛ شرایط فرایند جذب حوزه منابعانسانی ممکن است زیاد آسیبپذیر و دغدغه مدیر منابع انسانی سازمان نباشد اما اگر بر فرض مثال میزان میانگین مدت زمان جذب پرسنل شرکت از حدود پذیرش آن خارج باشد، ممکن است عواقب سنگینتری از جمله عدم امکان پیشرفت کار در برخی از دپارتمانهای سازمانی را به همراه داشته باشد که ممکن است باعث شود روی تداوم کسب و کار اثر منفی گذارد و این موضوع باعث شود که این شاخص از دید مدیر منابع انسانی به عنوان یک شاخص کلیدی عملکرد برای فرایند جذب محسوب شود و این در واقع وجه تمایز اصلی بین شاخصهای عملکرد و شاخصهای کلیدی عملکرد خواهد بود.
یکی از وبسایتهای مهم و کاربردی در ارتباط با موضوع KPI وب سایت KPIMegalibrary است که در آن نمونههای زیادی از سنجههای رایج مربوط به هر حوزه فرایندی را شناسایی و پیشنهاد کرده است که در زمان پیادهسازی سیستمهای مختلف فرایندی بسیار کاربردی است.
در نرم افزار Excel و Power BI نیز امکان تعریف و تنظیم KPIها نیز وجود دارد. اما آیا استفاده از آنها در طراحی و توسعه داشبوردهای مدیریتی هوش تجاری الزامی است؟ خیر، شما قادر خواهید بود به راحتی سنجه یا Measureهای مختلفی را تعریف کنید و برای بررسی عملکرد از ویژگی Conditional Formatting استفاده کنید که این روش با تعریف KPI مغایرت نداشته و یکسان است.
در نهایت باید گفت که مطابق با توضیحات بالا سنجه دامنه بزرگتری نسبت به شاخص کلیدی عملکرد دارد و به عبارت دیگر: “هر سنجهای KPI نیست اما هر KPI حتما یک سنجه است”